Kiinteistömanagerointi omistajan ja kiinteistöjohdon tukena
Kiinteistömanagerointi tarkoittaa kiinteistön käytännön hallinnan, seurannan ja palveluntuottajien koordinoinnin järjestämistä omistajan tavoitteiden mukaisesti.
Kiinteistömanageri toimii omistajan tai kiinteistöjohdon tukena, seuraa sovittujen asioiden etenemistä ja huolehtii siitä, että eri toimijoiden työ muodostaa hallitun kokonaisuuden.
Kiinteistömanagerointi voidaan toteuttaa jatkuvana palveluna tai rajata yksittäiseen kohteeseen, tehtävään tai muutostilanteeseen. Palvelun laajuus määritellään aina tilaajan tarpeen mukaan.
Hallittu kokonaisuus.
Tilamanagerit toimii joustavana asiantuntijaresurssina olemassa olevan kiinteistöorganisaation tukena.
Omistaja tekee päätökset.
Tilamanagerit huolehtii sovittujen asioiden etenemisestä.
Mitä kiinteistömanageri tekee?
Kiinteistömanagerin tehtävänä on huolehtia siitä, että sovitut kiinteistön käytännön asiat etenevät ja kokonaisuus pysyy hallinnassa. Työ tehdään omistajan tai kiinteistöjohdon tavoitteiden ja päätösten mukaisesti.
Kiinteistömanageri ei korvaa huoltoyhtiötä, vartiointia, urakoitsijoita tai muita palveluntuottajia. Tehtävänä on koordinoida ja seurata niiden toimintaa sekä pitää tilaajalla ajantasainen tilannekuva sovituista asioista.
Palveluntuottajien koordinointi
Huollon, vartioinnin, urakoitsijoiden ja muiden toimijoiden sovittujen tehtävien koordinointi ja seuranta.
Avoimien asioiden seuranta
Sovittujen toimenpiteiden etenemisen seuranta ja sen varmistaminen, etteivät asiat jää kesken tai ilman vastuuta.
Kohteen käytännön tilannekuva
Kohdekäynnit, havaintojen käsittely ja olennaisten asioiden tuominen tilaajan tietoon päätöksenteon tueksi.
Muutosten ja projektien koordinointi
Käyttäjämuutosten, korjausten ja muiden sovittujen projektien käytännön koordinointi ja etenemisen seuranta.
Milloin kiinteistömanageripalvelua tarvitaan?
Kiinteistömanageripalvelusta on hyötyä erityisesti silloin, kun kiinteistön käytännön hallinta vaatii enemmän aikaa, seurantaa tai koordinointia kuin omalla organisaatiolla on tilanteessa käytettävissä.
Useita palveluntuottajia ja avoimia asioita
Huolto, vartiointi, urakoitsijat ja muut toimijat hoitavat omat tehtävänsä, mutta kokonaisuuden koordinointi ja seuranta jää omistajalle.
Oma resurssi ei riitä tilanteeseen
Kiinteistöpäällikkö tai muu kiinteistöjohto tarvitsee lisäresurssia esimerkiksi työmäärän kasvaessa, muutoksen aikana tai yksittäisen kohteen vaatiessa tavallista enemmän huomiota.
Kohteessa tapahtuu muutos
Vuokralaisen tai käyttäjän vaihtuminen, tilojen vapautuminen, korjaustyöt tai muu muutos synnyttää käytännön tehtäviä, joiden etenemistä täytyy koordinoida.
Kohde sijaitsee muualla kuin oma organisaatio
Paikallinen vastuuhenkilö voi hoitaa kohdekäyntejä, seurata sovittuja toimenpiteitä ja koordinoida palveluntuottajia tilaajan puolesta.
Tarve on rajattu eikä jatkuvaa resurssia tarvita
Kiinteistömanageri voidaan ottaa mukaan myös yksittäiseen tehtävään, muutostilanteeseen tai projektiin ilman jatkuvaa palvelusopimusta.
Kiinteistömanageri oman organisaation lisäresurssina
Kiinteistömanageripalvelun ei tarvitse korvata omaa kiinteistöjohtoa. Se voidaan ottaa mukaan silloin, kun oma organisaatio tarvitsee käytännön lisäkapasiteettia sovitun kohteen, tilanteen tai projektin hoitamiseen.
Oman kiinteistöpäällikön tai kiinteistöjohdon tueksi
Kiinteistöpäälliköllä tai kiinteistöjohdolla voi olla vastuullaan useita kohteita, palveluntuottajia ja samanaikaisia tehtäviä. Tilamanagerit voi ottaa vastuulleen sovitun käytännön kokonaisuuden, jolloin asiakkaan oma resurssi voi keskittyä päätöksentekoon ja muihin vastuullaan oleviin asioihin.
Tehtävä voidaan rajata esimerkiksi tiettyyn kohteeseen, muutostilanteeseen, palveluntuottajien koordinointiin tai yksittäiseen projektiin. Vastuunjako ja toimintatapa sovitaan aina tilaajan kanssa.
Lisäresurssi sinne, missä sitä tarvitaan
Sovitaan selkeästi, mitä tehtäviä tai kokonaisuutta hoidamme.
Tilaaja tietää, kuka seuraa sovittujen asioiden etenemistä.
Palvelu voi olla jatkuvaa tai päättyä sovitun tehtävän valmistuttua.
Kiinteistömanageri osana kiinteistöorganisaatiota – miten roolit eroavat?
Kiinteistöjen hallintaan voi osallistua useita eri vastuuhenkilöitä. Kiinteistömanagerin, kiinteistöpäällikön ja kiinteistöjohdon tehtävissä voi olla samoja rajapintoja, mutta niiden vastuut ja painotukset ovat erilaisia.
Kiinteistön kokonaisuuden hallinta omistajan tavoitteiden mukaisesti
Kiinteistömanagerin tehtäviin voi kuulua kiinteistön ylläpidon ja palveluntuottajien koordinointia, sopimusten ja sovittujen toimenpiteiden seurantaa, käyttäjäyhteistyötä, korjaus- ja muutostöiden koordinointia sekä omistajan raportointia ja edustamista.
Tehtävien laajuus vaihtelee kiinteistön, omistajan tarpeiden ja sovitun vastuualueen mukaan.
Laajempi operatiivinen vastuu kiinteistöistä
Kiinteistöpäällikön vastuulla voi olla yhden tai useamman kiinteistön ylläpidon kokonaisuus, talous, sopimukset, palveluntuottajat, korjaushankkeet sekä kiinteistöjen toimivuuteen ja kehittämiseen liittyvät tehtävät.
Tehtävän sisältö ja vastuualue vaihtelevat organisaation, kiinteistökannan ja toimintamallin mukaan.
Kiinteistökokonaisuuden tavoitteet ja johtaminen
Kiinteistöjohdon vastuulla voi olla organisaation kiinteistöihin liittyvien tavoitteiden, toimintaperiaatteiden ja kehittämisen ohjaaminen sekä kiinteistökokonaisuutta koskevan päätöksenteon valmistelu.
Kiinteistöjohto tarkastelee kokonaisuutta omistajan ja organisaation tavoitteiden näkökulmasta ja tarvitsee päätöksenteon tueksi ajantasaista tietoa kiinteistöjen tilanteesta.
Tilamanagerit toimii olemassa olevan kiinteistöorganisaation tukena
Tilamanagerien toimintamallissa kiinteistömanageri tuo omistajan, kiinteistöpäällikön tai muun kiinteistöjohdon käyttöön käytännön lisäresurssin. Voimme ottaa vastuullemme sovitun kohteen, tehtäväkokonaisuuden, muutostilanteen tai projektin sekä huolehtia siihen liittyvästä koordinoinnista, seurannasta ja tilannekuvasta. Tilaaja säilyttää päätösvallan ja määrittelee toimeksiannon rajat.
Miten kiinteistömanagerointi toimii käytännössä?
Kiinteistömanagerointi voidaan järjestää kohteen ja tilaajan tarpeen mukaan. Olennaista on, että vastuut, tavoitteet ja toimintatapa määritellään selkeästi ja tilaajalla säilyy ajantasainen tieto sovittujen asioiden etenemisestä.
Tarve ja vastuualue määritellään
Ensin määritellään, missä kokonaisuudessa kiinteistömanageria tarvitaan. Vastuu voi koskea esimerkiksi yksittäistä kohdetta, tiettyä tehtäväkokonaisuutta, muutostilannetta tai jatkuvaa käytännön hallintaa.
Nykytilanne ja avoimet asiat kartoitetaan
Kiinteistömanageri muodostaa tilannekuvan sovitusta kokonaisuudesta: mitä on käynnissä, mitä tehtäviä on avoinna, ketkä niistä vastaavat ja mitkä asiat vaativat seurantaa tai tilaajan päätöksiä.
Sovitut asiat viedään käytäntöön
Kiinteistömanageri koordinoi sovittuja tehtäviä, pitää yhteyttä tarvittaviin toimijoihin ja seuraa, että toimenpiteet etenevät. Tarvittaessa manageri toimii myös tilaajan edustajana sovituissa käytännön asioissa.
Tilaaja saa tilannekuvan
Tilaajalle raportoidaan olennaiset havainnot, eteneminen ja päätöksiä vaativat asiat. Näin omistaja tai kiinteistöjohto säilyttää kokonaisuuden hallinnan ilman, että kaikkia käytännön asioita tarvitsee itse seurata.
Toimintamalli mukautuu toimeksiantoon
Sama periaate toimii sekä yksittäisessä tehtävässä että jatkuvassa kiinteistömanageroinnissa. Tilaaja määrittelee tavoitteet ja päätösvallan – kiinteistömanageri huolehtii sovitun käytännön kokonaisuuden etenemisestä.
Kiinteistömanagerointi Tilamanagereilta
Tilamanagerit tarjoaa kiinteistömanagerointia omistajien ja kiinteistöjohdon käytännön tueksi. Palvelu voidaan rajata yksittäiseen tehtävään, tiettyyn kohteeseen tai jatkuvaan kiinteistön käytännön hallintaan.
Toimeksiannon sisältö määritellään aina tarpeen mukaan. Voimme toimia esimerkiksi silloin, kun kohde vaatii paikallista seurantaa, palveluntuottajien koordinointia, muutoksen hallintaa tai käytännön vastuuhenkilöä huolehtimaan sovittujen asioiden etenemisestä.
Tilaaja määrittelee tavoitteet ja tekee päätökset. Tilamanagerit huolehtii sovitun kokonaisuuden käytännön etenemisestä ja pitää tilaajan ajan tasalla.
Käytännön lisäresurssi
kiinteistön omistajan tueksi.
Selkeä vastuualue
Sovitaan, mistä kokonaisuudesta vastaamme.
Yksi vastuuhenkilö
Sovituilla asioilla on henkilö, joka seuraa niiden etenemistä.
Tilaaja säilyttää päätösvallan
Päätökset pysyvät omistajalla tai kiinteistöjohdolla.