Kiinteistön käytännön hallinta ja tilaajan edustaminen
Tilamanagerit huolehtii sovitun kiinteistökokonaisuuden käytännön hallinnasta omistajan tukena. Koordinoimme palveluntuottajia, seuraamme sovittujen asioiden etenemistä ja edustamme tilaajaa projekteissa.
Kiinteistömanageri omistajan käytännön tukena – Kokonaisuuden hallinta
Kiinteistön käytännön hallinta jakautuu usein usealle toimijalle. Huoltoyhtiö hoitaa sille sovitut tehtävät, vartiointi omansa ja urakoitsijat omat työnsä. Omistajalle jää silti vastuu siitä, että avoimet asiat etenevät, sovitut työt käynnistyvät ja eri toimijoiden tekeminen muodostaa hallitun kokonaisuuden.
Jos kukaan ei seuraa asioita loppuun asti, sovittu työ voi jäädä aloittamatta, kesken tai kokonaan tekemättä. Vastuut voivat hämärtyä, korjaukset viivästyä ja puutteita jäädä avoimeksi. Seurauksena voi olla ylimääräisiä kustannuksia, käyttäjähaittoja, vahinkoja tai muita kiinteistön käyttöön liittyviä riskejä.
Kiinteistön käyttötarkoitus ja siellä harjoitettava toiminta voivat lisäksi asettaa kohteelle erilaisia teknisiä, turvallisuuteen ja ylläpitoon liittyviä vaatimuksia. Lähtökohtana on olemassa olevan hallintatason ylläpitäminen. Tilamanagerit tunnistaa tähän liittyviä riskejä ja pitää tarvittavat seuranta- ja ylläpitotoimenpiteet näkyvissä. Jos kohteessa havaitaan puutteita tai muuttuneita tarpeita, ne tuodaan tilaajan tietoon ja mahdollisista jatkotoimista sovitaan erikseen. Tarvittaessa toimimme tilaajan tukena myös turvallisuustekniikkaan liittyvien tarpeiden, ratkaisujen ja palveluntuottajien arvioinnissa.
Kun tarve ei edellytä kokoaikaista omaa kiinteistöresurssia, ulkoistettu hallinnan ja koordinoinnin tuki voi olla kustannustehokas vaihtoehto. Tilaaja saa käyttöönsä nimetyn asiantuntijaresurssin ja vastuuhenkilön ilman oman työntekijän rekrytointia ja siihen liittyviä kiinteitä henkilöstökustannuksia.
Sopisiko tämä toimintamalli teille?
Käytössä oleva kiinteistö
Kun kiinteistö on normaalissa käytössä ja omistaja haluaa siirtää käytännön seurannan, palveluntuottajien koordinoinnin ja avoimien asioiden hallinnan yhdelle yhteyshenkilölle.
Muutokset ja käyttäjän vaihtuminen
Kun tila on muutoksessa, vuokralainen tai käyttäjä vaihtuu tai kohdetta valmistellaan uuteen käyttöön.
Tyhjät ja vajaakäyttöiset tilat
Kun kohteen kunto, avoimet asiat ja tarvittavat toimenpiteet täytyy pitää seurannassa ilman aktiivista käyttäjää.
Yksittäiset projektit
Kun tarvitsette tilaajan edustajan koordinoimaan toimittajia, seuraamaan toteutusta ja huolehtimaan sovittujen asioiden etenemisestä.
Palvelumallit ja hinnoittelu
Palvelun laajuus valitaan kohteen tilanteen ja tilaajan tarvitseman tuen mukaan. Palvelu voi olla jatkuvaa tai kertaluonteista, ja yksittäiset toimeksiannot laskutetaan sovitun työn laajuuden mukaan.
Omistajan tilanneseuranta
Kun kiinteistön huolto, vartiointi ja muut peruspalvelut ovat jo järjestetty ja omistaja haluaa nimetyn yhteyshenkilön seuraamaan sovittuja avoimia asioita ja pitämään tilannekuvan ajan tasalla.
Sisältää sovitussa laajuudessa
- Yksi yhteyshenkilö kiinteistön käytännön asioihin
- Sovittujen avoimien tehtävien ja jatkotoimenpiteiden seuranta
- Häiriö- ja poikkeamatilanteiden jälkiseuranta
- Yhteydenpito nykyisiin palveluntuottajiin sovitussa laajuudessa
- Sovittu tilannekuva ja raportointi omistajalle
Palveluun voidaan sisällyttää kohdekäynnit. Erilliset selvitykset, tarjouspyynnöt, laajempi koordinointi ja projektit sovitaan ja hinnoitellaan erikseen.
Kohteen hallinta
Kun omistaja haluaa siirtää kiinteistön käytännön asioiden hoitamista ja koordinointia laajemmin pois omalta pöydältään. Tilamanagerit toimii aktiivisena yhteyshenkilönä eri toimijoiden välillä.
Sisältää tilanneseurannan lisäksi
- Huoltojen, korjausten ja palveluntuottajien koordinointia
- Tarjousten pyytämistä ja vaihtoehtojen kokoamista
- Sovittujen töiden käynnistämistä sekä etenemisen ja valmistumisen seurantaa
- Avain- ja kulkuasioiden koordinointia
- Sovittuja käyntejä kohteissa
- Vuokralaisen, käyttäjän ja avoimien käytännön asioiden koordinointia. Palvelusopimusten seuranta ja koordinointi.
Tilaajan edustaminen projekteissa
Kun kiinteistössä toteutetaan tekninen uudistus, muutostyö tai muu rajattu projekti, Tilamanagerit toimii tilaajan käytännön edustajana hankinnan määrittelystä toteutuksen seurantaan ja vastaanottoon.
Projektipalveluun voi sisältyä
- Tarpeen, tavoitteen ja hankinnan sisällön määrittelyä
- Tarjouspyynnön valmistelua sekä tarjousten vertailua
- Toimitussisällön, vastuiden ja aikataulujen läpikäyntiä
- Toimittajien, urakoitsijoiden ja muiden osapuolten koordinointia
- Projektin etenemisen, muutosten ja avoimien asioiden seurantaa
- Katselmuksia, puutteiden seurantaa, vastaanottoa ja projektin loppuun saattamista
Näin yhteistyö alkaa
Kohteen kartoitus
Käymme läpi kohteen nykytilan, tarpeet, avoimet tehtävät, palveluntuottajat ja keskeiset riskit. Kartoitus muodostaa pohjan sovittavalle toimintamallille.
Toimintamallin sopiminen
Sovimme tehtävät, vastuut, seurannan ja raportoinnin sekä sen, miten huoltoja, muutostöitä ja muita käytännön asioita viedään eteenpäin.
Seuranta ja koordinointi
Seuraamme kohteen tilannetta ja sovittujen asioiden etenemistä sekä koordinoimme tarvittavia palveluntuottajia, muutostöitä ja muita osapuolia.
Tilannekuva ja jatkotoimet
Tilaaja saa selkeän tiedon siitä, missä mennään, mitä on tehty ja mitä on vielä avoinna. Tarvittavat jatkotoimet sovitaan ja viedään eteenpäin.
Mitä saat käytännössä
Ajantasainen kokonaiskuva
Tiedät, missä kohteessa mennään, mitä on tehty, mitä on vielä avoinna ja mitä seuraavaksi tarvitaan.
Yksi yhteyshenkilö
Sinun ei tarvitse itse koordinoida huoltoa, urakoitsijoita, palveluntuottajia tai muita osapuolia erikseen.
Sovitut asiat eteenpäin
Seuraamme sovittujen tehtävien ja muutostöiden etenemistä ja huolehdimme, etteivät avoimet asiat jää kesken tai ilman jatkotoimia.
Oikeat toimijat oikeaan tilanteeseen
Tarvittaessa kokoamme tehtävään sopivat palveluntuottajat ja autamme vertailemaan ratkaisuja ja tarjouksia.
Mitä voimme ottaa vastuullemme
Kohteen käytännön hallinta
Palvelun sisältö rakennetaan aina kohteen tilanteen ja tilaajan tarpeiden mukaan. Voimme ottaa vastuullemme kiinteistön seurannan, avoimien asioiden hallinnan, palveluntuottajien koordinoinnin, muutostöiden etenemisen, palvelusopimusten seurannan sekä omistajan edustamisen sovituissa kiinteistön käytännön asioissa.
Tarvittaessa kokonaisuus alkaa kohteen kartoituksesta, jossa muodostamme tilannekuvan, tunnistamme keskeiset riskit ja määrittelemme, mitkä asiat vaativat seurantaa tai toimenpiteitä.
Projektit tilaajan hallintaan
Autamme määrittelemään hankinnan tarpeen ja sisällön, valmistamaan tarjouspyyntöä, vertailemaan tarjouksia sekä koordinoimaan toimittajia ja toteutusta. Projektin aikana seuraamme, että sovittu sisältö, aikataulu ja toteutus vastaavat tilaajan tavoitteita.
Turvallisuustekniikka
Meillä on vahva käytännön kokemus kiinteistöjen turvallisuusteknisistä järjestelmistä, niiden hankinnoista, muutoksista ja toteutusprojekteista. Tunnemme alan toimittajakentän, markkinoiden hintatason sekä palvelu- ja sopimusrakenteet.
Millaisissa toimeksiannoissa voimme auttaa
Palveluntuottajien kokonaisuuden hallinta
Huollon, vartioinnin, urakoitsijoiden ja muiden palveluntuottajien tehtävien koordinointi, seuranta ja avoimien asioiden läpivienti. Palvelusopimusten seuranta ja koordinointi.
Käyttäjän tai vuokralaisen vaihtuminen
Poismuuton, muutostöiden, tilojen valmistelun ja uuden käyttäjän käyttöönoton käytännön koordinointi.
Korjaus- ja muutostöiden seuranta
Korjaus- ja muutostöihin liittyvien käytännön asioiden koordinointi, palveluntuottajien yhteensovittaminen sekä sovittujen toimenpiteiden etenemisen seuranta.
Tyhjä tai vajaakäyttöinen kohde
Kohteen tilan seuranta, havaintojen käsittely ja tarvittavien toimenpiteiden koordinointi silloin, kun aktiivista käyttäjää ei ole.
Turvallisuustekniset hankkeet
Kulunvalvontaan, rikosilmoitinjärjestelmiin, kameravalvontaan, lukitukseen ja muihin turvallisuusteknisiin muutoksiin liittyvien hankkeiden koordinointi ja seuranta.
Yksittäinen tehtävä tai projekti
Tilamanagerit voidaan ottaa mukaan myös yksittäiseen tehtävään tai rajattuun projektiin ilman jatkuvaa sopimusta. Tehtävä ja sen laajuus sovitaan tilaajan tarpeen mukaan.
Missä tilanteissa Tilamanagereita usein käytetään
Yksittäisen kohteen palveluntuottajien koordinointi ja seuranta
Tyhjenevän tai tyhjillään olevan kiinteistön tarkastus ja ylläpidon koordinointi
Vuokralaisen tai käyttäjän vaihtuminen
Turvajärjestelmien ylläpidon seuranta ja koordinointi
Yksittäinen tehtävä tai rajattu projekti
Miksi Tilamanagerit?
Tilaajan näkökulma
Tilamanagerien taustalla on pitkä käytännön kokemus kiinteistöympäristöistä, projekteista, riskienhallinnasta ja eri palveluntuottajien kanssa toimimisesta. Ymmärrämme, mitä tilaajan kannattaa edellyttää ja mitä toteutuksessa pitää seurata.
Toimittajat ja ratkaisut
Tunnemme toimittajakenttää, palvelu- ja sopimusmalleja sekä markkinoiden hintatasoa. Tämä auttaa vertailemaan ratkaisuja ja tarjouksia sisällön, kokonaisuuden ja tilaajan tarpeen perusteella – ei pelkän hinnan.
Turvallisuustekniikka
Meillä on vahva käytännön kokemus kulunvalvonnasta, rikosilmoitinjärjestelmistä, kameravalvonnasta, lukituksesta sekä niiden hankinta-, muutos- ja toteutusprojekteista.
Palvelualue
Palvelemme pääkaupunkiseudulla, Uudellamaalla ja laajemmin Etelä-Suomen alueella. Projektitoimeksiannoissa sovimme joustavasti myös kauempana sijaitseviin kohteisiin.
Ota yhteyttä ja kerro kohteesta
Kerro lyhyesti kiinteistöstä, sen tilanteesta ja siitä, mitä haluat saada hallintaan. Voimme auttaa esimerkiksi kohteen kartoituksessa, seurannassa, muutostöiden koordinoinnissa sekä omistajan, vuokralaisen ja eri palveluntuottajien välisessä yhteistyössä.
Keskustellaan kohteesta
Voit ottaa yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla. Kerro lyhyesti kohteesta ja tilanteesta, niin katsotaan siihen sopiva toimintamalli.
Ota yhteyttä